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légalité de papiers administratifs?

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1 légalité de papiers administratifs? le Mer 16 Fév - 15:21

angie84800

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bonjour Smile
après des années où on nous a dit que l'arrivée des ordinateurs signerait la fin des documents papiers cheers ou en tout cas l'allègement, c'est loin d'être le cas...
En fait, j'ai l'impression que le changement est minime...c'est-à-dire tellement minime qu'on croirait que rien n'a changé lol!
...ou alors j'ai loupé un épisode
bref, j'en ai marre de conserver tous ces papiers qui pèsent une tonne, je n'ai pourtant que 34 ans alors à 60 qu'est-ce que je dirai...
je sais qu'on peut faire un tri chaque année, ou tous les 5 ans ou...je connais bien ça dés que l'année est finie je regarde tout ce que je peux jeter, sauf les feuilles de paye bien sûr Shocked

bref y a-t-il un moyen de légaliser des documents en faisant une numérisation(on m'a dit non)ou est-ce que l'administration,laquelle, pourrait numériser en justifiant que ce papier est légal?
car j'aimerais avoir tous mes papiers sur ordi, sur disque dur externe par exemple, ou mieux, conservé par l'administration I love you
est-ce qu'il y a quelqu'un qui a déjà pensé à ça et a permis cette évolution possible? sunny
sinon où me renseigner?ou comment faire pour agir afin que ça se réalise...allez un peu d'évolution ça serait pas mal... bounce bounce
en même temps c'est ce qui "avait été" prévu...
merci

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Bonjour,

PROFESSIONNELS :


Numérisation des factures : réglementations comptable et fiscale

Comment numériser les factures en respectant les réglementations comptables et fiscales ?



Pour des raisons de coût et de fiabilité des procédures, de plus en plus d’entreprises ont recours à la numérisation de leurs factures. Nous allons examiner, dans cette fiche de synthèse, quelles sont les possibilités offertes par la réglementation, tant pour les factures clients que pour les factures fournisseurs.



1 – Forme des factures

Les factures utilisées comme pièces justificatives comptables et fiscales peuvent être des factures papier ou des factures électroniques.

Une facture valable au regard de la TVA est :

- soit une facture papier envoyée par la poste,

- soit une facture envoyée par mail et sécurisée au moyen d’une signature électronique,

- soit encore une facture transmise par E.D.I. (système normalisé d’Echange de Données Informatisées).


2 – Durée de conservation des factures

La durée de conservation des factures relève du délai du code de commerce qui est de 10 ans.

Cependant, il existe trois cas de figure où le report du droit de reprise fiscal (3 ans) peut générer une obligation de conservation supérieure à 10 ans :

- pour les factures de fournisseurs d’immobilisations, il y a lieu de conserver les factures trois années après le dernier amortissement passé en comptabilité ;

- pour les factures d’un exercice déficitaire, il y a lieu de conserver les factures trois années après l’année d’imputation du déficit ;

- en cas d’intégration fiscale, du fait qu’un résultat d’ensemble déficitaire reporte le délai de conservation des factures des sociétés intégrées selon les mêmes modalités que dans le cas précédent.


3 - Support d’archivage des factures

3 .1 - Factures fournisseurs

Dans la mesure où les factures fournisseurs comportent de la TVA déductible, la réglementation impose une forte contrainte, puisqu’il faut impérativement conserver ces factures sous leur format original pendant les six premières années. Ainsi, si la facture fournisseur est reçue sous format papier, il ne sera pas permis de la numériser et de se séparer de l’exemplaire papier pendant cette période. Par la suite (au-delà des six premières années), le support est libre : photocopie, listing ou support informatique (cartouches, CD-Rom, etc…).


3 .2 – Factures clients électroniques

Les factures clients électroniques sont à conserver sur leur support d’origine (électronique donc) pendant trois années. Par la suite, le support est libre (voir paragraphe 3.1).


3. 3 – Factures clients papier

La réglementation laisse désormais la possibilité de ne pas conserver le double papier de la facture envoyée au client.

L’instruction 3 E-1-07 du 11 janvier 2007 précise selon quelles modalités générer un support informatique valable :

- la date d’enregistrement du fichier de la facture doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’impression de l’original envoyé au client,

- pour empêcher toute modification et assurer la pérennité du double électronique, il faut, soit sécuriser le fichier par une signature électronique, soit l’archiver sur un support optique ou magnétique non réinscriptible,

- les fichiers de doubles électroniques de factures doivent être conservés en France,

- en cas de modification de l’environnement matériel ou logiciel, l’entreprise doit assurer la compatibilité des fichiers avec l’environnement existant lors d’un contrôle.

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Ensuite pour votre cas je pense qu'il serait possible de les faire avec un huissier assermenté

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angie84800

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merci pour vos réponses, je vais lire tout ça.
belle journée à vous

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